アサイン管理表を作成するメリットと作り方解説

プロジェクト管理において、アサイン管理表は人員配置を効率化し、リソースを最適化するための重要なツールです。

本記事では、アサイン管理表の基本的な概念から具体的な作成方法まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。

アサイン管理表とは

アサイン管理表とは、プロジェクトに必要な人材を適切に割り当て、その稼働状況を管理するための表です。「アサイン」は英語の「assign」から来ており、「割り当てる」「任命する」という意味があります。

プロジェクトが成功するためには、適切なスキルを持った人材を、適切なタイミングで、適切な工数で配置することが重要です。アサイン管理表は、この複雑な人材配置を見える化し、効率的に管理するためのツールなのです。

アサイン管理と他の管理手法との違い

アサイン管理は、プロジェクト管理やタスク管理と混同されがちですが、それぞれ異なる目的と範囲を持っています。

アサイン管理表を作成するメリット

1. リソースの最適化

人材リソースの無駄を削減し、効率的な配置が可能になります。誰がいつ空いているのか、どのプロジェクトに人員が不足しているのかが一目でわかるため、リソースの偏りを防ぐことができます。

2. プロジェクト計画の精度向上

必要な人材とスキルが明確になることで、より現実的で実行可能なプロジェクト計画を立てることができます。人員の確保状況を事前に把握できるため、プロジェクトの開始時期や期間をより正確に設定できます。

3. コストの削減

適切な人材配置により、外注費用の削減や残業時間の短縮が期待できます。社内リソースを最大限活用することで、プロジェクトコストの最適化が可能になります。

4. チームメンバーの負荷分散

個人の稼働状況を可視化することで、特定のメンバーへの業務集中を防ぎ、チーム全体の負荷を平準化できます。これにより、メンバーのモチベーション向上や離職防止にもつながります。

• 人材リソースの可視化による無駄の削減
• プロジェクト計画の精度向上
• コスト削減効果
• チームメンバーの負荷分散
• スキルマッチングの最適化

アサイン管理表の作り方

Step1: 必要な項目の洗い出し

まず、アサイン管理表に記載すべき項目を明確にしましょう。基本的な項目は以下の通りです。

1. プロジェクト名：管理対象となるプロジェクトの名称
2. 期間：プロジェクトの開始日と終了日
3. メンバー名：アサインされる人材の氏名
4. 役割・ポジション：プロジェクト内での担当役割
5. 稼働率：プロジェクトへの参加度合い（100%、50%など）
6. 必要スキル：プロジェクトに必要とされる技術や知識
7. ステータス：確定、仮決定、検討中などの状況

Step2: Excelでの基本フォーマット作成

Microsoft Excelを使用して、アサイン管理表の基本フォーマットを作成します。以下の手順で進めてください。

Step3: ガントチャート風の表示

より視覚的にアサイン状況を把握するために、ガントチャート風の表示を作成することをおすすめします。Excelの条件付き書式機能を使用することで、期間を色で表現できます。

Step4: 運用ルールの策定

アサイン管理表を継続的に活用するためには、明確な運用ルールを策定することが重要です。

• 更新頻度：週次、月次など定期的な更新スケジュール
• 責任者：アサイン管理表の更新・管理責任者を明確化
• 情報共有方法：チーム内での情報共有手段の確立
• 変更時の対応：アサインに変更があった場合の報告・更新手順

注意点とデメリット

Excelでの管理における課題

Excelでアサイン管理を行う場合、以下のような課題があることを理解しておきましょう。

• 情報の同期：複数人で編集する際の情報同期の難しさ
• リアルタイム性：変更情報の反映に時間がかかる場合がある
• 複雑性の限界：大規模なプロジェクトでは管理が困難になる可能性
• 属人化リスク：特定の人しか操作できない状況になりやすい

改善策

これらの課題を解決するために、以下の改善策を検討してください。

1. クラウドストレージの活用：OneDriveやGoogleドライブでの共有
2. 定期的なバックアップ：データ消失を防ぐための対策
3. 操作マニュアルの作成：属人化を防ぐための文書化
4. 専用ツールの検討：規模が大きくなった場合の代替案検討

おすすめのアサイン管理ツール

Excelでの管理に限界を感じた場合は、専用のアサイン管理ツールの導入を検討することをおすすめします。

アサイン管理ツールを選ぶ際は、チームの規模や予算、必要な機能を総合的に検討することが重要です。

出典：アサイン管理ツールおすすめ6選 – Co-Assign

まとめ

アサイン管理表は、プロジェクトの成功に欠かせない重要なツールです。適切な人材配置により、プロジェクトの効率化とコスト削減を実現できます。

まずはExcelを使用して簡単なアサイン管理表から始め、チームの成長や管理規模の拡大に応じて、専用ツールの導入を検討することをおすすめします。重要なのは、継続的に運用し、改善を重ねることです。

効果的なアサイン管理により、あなたのプロジェクトがより成功に近づくことを願っています。まずは小さな一歩から始めて、徐々に改善を重ねていきましょう。

松本瑛二

CMO

aboutha株式会社 CMO マーケティング統括を行いながら、自身の会社を2024年に立ち上げ。 "価値を正しく伝える"がモットー。 このサイトではビジネスを円滑に、なおかつ効率的に進めていく上で必要なビジネスツールやノウハウをご紹介していきます。