スキル管理表の作り方のポイントを解説

企業の人材管理において、スキル管理表は従業員の能力を可視化し、効果的な人材配置や育成を実現するための重要なツールです。

この記事では、スキル管理と管理表の作成方法について、初心者の方でも理解できるよう分かりやすく解説します。

スキル管理表とは何か

スキル管理表とは、従業員一人ひとりが持っている技術や能力、資格などを表にまとめたものです。スキルマップや力量管理表とも呼ばれます。

スキル管理表を作るメリット

業務効率化と適材適所の実現

スキル管理表を使うことで、適切な人材配置が可能になります。プロジェクトに必要なスキルを持った人を素早く見つけることができ、業務の効率化につながります。

公平な人事評価の実現

従来の年功序列的な評価から、スキルベースの客観的評価へと移行できます。これにより、従業員の納得度が高い評価制度を構築できます。

計画的な人材育成

組織に不足しているスキルが明確になるため、戦略的な人材育成計画を立てることができます。

スキル管理表の作成手順

1. 目的の明確化：なぜスキル管理表を作るのかを決める
2. スキル項目の洗い出し：業務に必要なスキルをすべてリストアップ
3. 評価基準の設定：スキルレベルを数値化する基準を作る
4. 管理表の作成：実際に表を作成する
5. 運用開始：定期的な更新と改善を行う

ステップ1：目的の明確化

まず、スキル管理表を何のために使うかを明確にします。人材配置のため、人事評価のため、人材育成のためなど、目的によって必要な項目が変わります。

ステップ2：スキル項目の設定

業務に直接関わるスキルを中心に、具体的で分かりやすいスキル項目を設定します。抽象的すぎず、細かすぎない適切な粒度で設定することが重要です。

ステップ3：評価基準の決定

一般的には4段階評価が推奨されています。厚生労働省のテンプレートでも4段階が採用されています。

テンプレートの活用方法

スキル管理表を一から作るのは大変ですが、厚生労働省が無料で提供しているテンプレートを活用することで、効率的に作成できます。

厚生労働省では、19種類の事務系職種と16業種のスキルマップテンプレートを用意しており、レベル別の設定も含まれています。

出典：厚生労働省 キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアル

テンプレート活用のポイント

• 自社の業務内容に合わせてカスタマイズする
• 不要な項目は削除し、必要な項目は追加する
• 評価基準を自社の実情に合わせて調整する

運用時の注意点

定期的な見直しと更新

業務内容の変化や新しい技術の導入に合わせて、スキル項目や評価基準を定期的に見直しましょう。最低でも年に1回は全体的な見直しを行うことをお勧めします。

従業員との対話を重視

スキル評価は一方的に決めるのではなく、従業員との1on1面談などを通じて対話しながら決定することが大切です。これにより、評価の納得度が高まります。

デジタルツールの活用

従業員数が多い組織では、Excelでの管理では限界があります。専用のスキル管理システムを導入することで、より効率的な運用が可能になります。

システム導入のメリット

• リアルタイムでのスキル情報更新
• 自動的なレポート生成
• 資格更新期限の通知機能
• 複数の条件でのスキル検索

まとめ

スキル管理表は、現代の人材管理において欠かせないツールです。適切なスキル管理により、組織全体のパフォーマンス向上と従業員の成長を同時に実現できます。

まずは小さな範囲から始めて、徐々に拡大していくアプローチをお勧めします。完璧を求めすぎず、継続的な改善を心がけることで、組織にとって価値のあるスキル管理表を構築できるでしょう。

松本瑛二

CMO

aboutha株式会社 CMO マーケティング統括を行いながら、自身の会社を2024年に立ち上げ。 "価値を正しく伝える"がモットー。 このサイトではビジネスを円滑に、なおかつ効率的に進めていく上で必要なビジネスツールやノウハウをご紹介していきます。