スキル管理をEXCELで行う際の必要項目や作り方解説

スキル管理をExcelで行うことを検討している企業にとって、必要項目の設定や作成手順、専用ツールとの違いを理解することは非常に重要です。近年、従業員のスキル情報を適切に管理し、人材配置や育成計画に活用する企業が増えており、Excelでのスキル管理は手軽に始められる一方で、規模が大きくなると限界があるのも事実です。
この記事では、Excelを使ったスキル管理の具体的な方法から、専用ツールとのメリット・デメリット比較まで、中学生でも理解できるようにわかりやすく解説いたします。

スキル管理とは何か？Excelで管理する基本的な考え方

スキル管理とは、従業員が持つ技術や知識、資格、経験などを整理し、組織全体で効果的に活用するために管理する仕組みのことです。

スキル管理は人材配置の最適化や技術伝承の促進、公正な人事評価などに活用されます。

Excelを使ったスキル管理では、スプレッドシートの表形式を活用して、従業員の情報を縦軸と横軸に配置します。一般的には縦軸にスキル項目、横軸に従業員名を配置し、各セルにスキルレベルを入力する形式が採用されています。

スキル管理で管理すべき主要項目

効果的なスキル管理を行うためには、以下の主要項目を管理対象として設定する必要があります：

• 技術スキル：業務に直接関わる専門技術や操作能力
• 資格・認定：業務に関連する公的資格や社内認定
• 経験・実績：過去のプロジェクト経験や業務実績
• 知識：業界知識や製品知識、法規制の理解度
• ヒューマンスキル：コミュニケーション能力やリーダーシップ

Excelでスキル管理を行う具体的な作り方

必要項目の設定方法

Excelでスキル管理表を作成する際は、厚生労働省の職業能力評価シートを参考にすることが効果的です。以下の手順で進めましょう：

1. 目的の明確化：何のためにスキル管理を行うかを決定
2. スキル項目の洗い出し：業務に必要なスキルを網羅的にリストアップ
3. 評価基準の設定：スキルレベルを数値や段階で評価する基準を決定
4. フォーマットの作成：Excelの表形式でスキルマップを構築
5. 定期更新の仕組み：継続的に管理するためのルールを設定

評価基準の設定例

スキルの評価基準は客観的で分かりやすい指標にすることが重要です。以下のような3段階評価が一般的です：

Excelテンプレートの活用方法

一から作成するのではなく、既存のテンプレートを活用することで効率的にスキル管理を始められます。
厚生労働省が提供する職業能力評価シートには、以下の職種・業種向けのテンプレートが用意されています：

• 事務系職種：人事、経理、営業、マーケティングなど
• 業種別：製造業、サービス業、IT業界など16業種

Excelでスキル管理を行うメリット

導入コストの低さ

Excelでスキル管理を行う最大のメリットは、初期コストを大幅に抑えられることです。多くの企業では既にMicrosoft Officeを導入しているため、追加の費用をかけずにすぐに始められます。

操作の簡単さと柔軟性

Excelの基本操作ができる人であれば、特別な研修を受けなくてもスキルマップを作成・運用できます。また、自社のニーズに合わせて項目の追加や修正が容易に行えるため、柔軟なカスタマイズが可能です。

他システムとの連携性

CSV形式でのデータ出力・入力により、既存の人事システムやデータベースとの連携が比較的容易です。データの一元管理や他システムへの移行時にも、スムーズな対応が期待できます。

Excelでスキル管理を行うデメリット

規模拡大時の管理の複雑化

従業員数が50名を超えるような規模になると、Excelでのスキル管理には限界が生じます。データ量の増加により管理が難しくなったり、比較がしにくくなることが原因です。

リアルタイム更新の困難さ

Excelによる管理では、情報の更新を手作業で行う必要があるため、常に最新の状態を維持することが困難です。更新漏れが発生すると、スキル情報が古くなり、効果的な人材配置ができなくなるリスクがあります。

横断検索機能の制限

複数のExcelファイルにまたがる横断的な検索は困難で、特定のスキルを持つ従業員を見つけ出すために各ファイルを個別に確認する必要があります。これにより、プロジェクトチーム編成や人材配置の最適化に時間がかかることになります。

専用スキル管理ツールとの比較

主要な専用ツールの特徴

市場には多くのスキル管理専用ツールが存在します。以下は代表的なツールの特徴です：

専用ツールのメリット

• 自動化機能：資格の更新期限通知や教育計画の自動生成
• 高度な検索機能：複数条件での人材検索や配置シミュレーション
• セキュリティ機能：アクセス権限管理や監査ログ機能
• 分析機能：スキルギャップ分析やROI測定

専用ツールのデメリット

• 導入・運用コスト：月額料金や初期設定費用が必要
• 学習コスト：新しいシステムの使い方を覚える必要
• 機能の過多：不必要な機能により操作が複雑になる場合がある

Excelとツールのメリットデメリット比較表

選択基準と導入時期の見極め方

Excelが適している場合

以下の条件に該当する企業では、Excelでのスキル管理が効果的です：

• 従業員数が30名以下の小規模組織
• スキル項目数が50項目以下
• 更新頻度が月1回程度
• 初期コストを最小限に抑えたい場合
• 既存のExcel環境を活用したい場合

専用ツール導入を検討すべき場合

以下の状況では専用ツールの導入を強く推奨します：

• 従業員数が50名を超える中規模以上の組織
• 複数部署での横断的なスキル管理が必要
• リアルタイムでのスキル情報更新が必要
• ISO認証対応や監査対応が必要
• 高度な分析機能が求められる場合

効果的なスキル管理を実現するための運用のコツ

継続的な運用のためのポイント

スキル管理を成功させるためには、以下の運用ポイントを押さえることが重要です：

1. 定期的な更新スケジュール：月1回または四半期に1回の更新頻度を設定
2. 責任者の明確化：各部署にスキル管理責任者を配置
3. 従業員への周知：スキル管理の目的と効果を全社に説明
4. フィードバック機能：従業員からの意見を収集し改善に活用

よくある失敗パターンと対策

スキル管理でよくある失敗とその対策をご紹介します：

まとめ：自社に最適なスキル管理方法の選択

スキル管理をExcelで行うか専用ツールを導入するかの判断は、組織の規模、管理の複雑さ、コスト、そして将来の成長計画を総合的に考慮して決定すべきです。

小規模な組織や初期段階では、Excelでスキル管理を始めることで、低コストで効果を実感できます。一方で、組織が成長し管理が複雑になった段階では、専用ツールの導入により、より効率的で正確なスキル管理が可能となります。

重要なのは、スキル管理は手段であり、目的は従業員の能力を最大限に活用し、組織全体のパフォーマンス向上を実現することです。自社の現状を正しく把握し、段階的にスキル管理の仕組みを発展させていくことが成功への鍵となります。

松本瑛二

CMO

aboutha株式会社 CMO マーケティング統括を行いながら、自身の会社を2024年に立ち上げ。 "価値を正しく伝える"がモットー。 このサイトではビジネスを円滑に、なおかつ効率的に進めていく上で必要なビジネスツールやノウハウをご紹介していきます。