ビジネスチャットツールとは？導入するメリットやコスト

近年、多くの企業で活用されているビジネスチャットツール。社内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化に貢献するツールですが、具体的にどのようなものなのでしょうか？この記事では、ビジネスチャットツールの基本から、導入するメリット、コスト、選び方まで詳しく解説します。

ビジネスチャットツールの基本

ビジネスチャットツールとは何か

ビジネスチャットツールとは、企業内や組織内でのコミュニケーションを円滑にするためのオンラインツールです。メールやLINEなどの一般的なコミュニケーションツールとは異なり、ビジネス向けに特化した機能を持っています。

例えば、グループでの会話、プロジェクト別のチャンネル作成、ファイル共有、タスク管理など、仕事をスムーズに進めるための機能が充実しています。

一般的なチャットツールとの違い

ビジネスチャットツールと一般的なチャットツール（LINEやMessengerなど）には、いくつかの重要な違いがあります。

ビジネスチャットツール導入のメリット

コミュニケーション効率の向上

ビジネスチャットツールを導入することで、社内のコミュニケーションが大幅に効率化されます。メールと比較した場合のメリットは次の通りです。

• 素早いレスポンスが可能
• 気軽に短い文章でやりとりができる
• グループ内での情報共有がスムーズ
• スレッド機能で会話が整理される

メールでのやりとりと比べて約4倍速く情報共有ができるという調査結果もあります。特に複数人での会話やプロジェクトでは、その効果が顕著に現れます。

情報共有の円滑化

ビジネスチャットツールでは、テキストメッセージだけでなく、様々なファイルの共有も簡単にできます。

• ドキュメントやスプレッドシートの共有
• 画像や動画の添付
• リンクの共有と自動プレビュー表示
• 検索機能による過去の情報の素早い発見

これにより、「あのファイルどこにあったっけ？」といった時間の無駄が減少し、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。

リモートワークへの対応

コロナ禍以降、多くの企業でリモートワークが一般化しました。ビジネスチャットツールは、場所に縛られない働き方を支援する重要なツールとなっています。

コスト削減効果

ビジネスチャットツールの導入は、次のようなコスト削減につながります。

• 会議の時間と回数の削減
• 移動時間とコストの削減
• ペーパーレス化の促進
• 情報検索時間の短縮

ある調査によれば、ビジネスチャットツールの導入により、従業員一人あたり月平均約104分の時間節約になるとされています。これは年間にすると約21時間の節約となります。

ビジネスチャットツールの主な機能

メッセージ機能

ビジネスチャットツールの基本となるのがメッセージ機能です。主な特徴は以下の通りです。

• ダイレクトメッセージ（個人間のチャット）
• グループチャット
• チャンネル（特定のトピックごとの会話スペース）
• スレッド機能（会話の枝分かれ）
• メンションでの通知（@ユーザー名で特定人物に通知）

ファイル共有機能

チャット上でのファイル共有は、ビジネスチャットツールの重要な機能の一つです。

• 各種ファイルのアップロード・ダウンロード
• クラウドストレージとの連携
• ファイルの閲覧権限設定
• ファイルのプレビュー表示

タスク管理機能

多くのビジネスチャットツールには、簡易的なタスク管理機能が備わっています。

• ToDoリストの作成
• タスクの割り当て
• 期限の設定と通知
• 進捗状況の確認

これにより、コミュニケーションとタスク管理を一元化でき、業務の効率化が図れます。

外部ツール連携

多くのビジネスチャットツールは、他のビジネスツールとの連携が可能です。

• Googleカレンダーやスケジュール管理ツール
• 顧客管理ツール（CRM）
• プロジェクト管理ツール
• 勤怠管理システム
• クラウドストレージ

これらの連携により、様々なシステムの通知をチャットツール上で一元管理できるようになります。

導入コストと選び方

一般的な価格帯

ビジネスチャットツールの料金体系は主に「ユーザーあたりの月額料金」となっています。一般的な価格帯は以下の通りです。

無料版と有料版の違い

多くのビジネスチャットツールは無料版も提供していますが、有料版との主な違いは以下の点です。

• メッセージの保存期間や検索可能な範囲
• ファイル共有の容量制限
• グループビデオ通話の時間制限や参加人数
• 外部ツールとの連携数
• セキュリティ・管理機能

小規模なチームや試験的な導入であれば無料版でも十分な場合もありますが、事業規模や用途に応じて適切なプランを選ぶことが大切です。

選ぶ際のポイント

ビジネスチャットツールを選ぶ際のポイントは以下の通りです。

1. 使いやすさ：社員全員が使うツールなので、シンプルで直感的なインターフェースが重要
2. 必要な機能の有無：自社に必要な機能が備わっているか
3. セキュリティレベル：機密情報のやりとりにも対応できる安全性
4. 外部ツールとの連携：既存のシステムと連携できるか
5. モバイル対応：外出先でも使えるか

導入時の注意点

セキュリティ面での考慮

ビジネスチャットツールで社内の重要な情報をやりとりする場合、セキュリティ対策は必須です。

• データの暗号化が行われているか
• アクセス権限の細かい設定が可能か
• 二段階認証などのセキュリティ機能があるか
• 情報漏洩防止機能（スクリーンショット禁止など）があるか

社外秘情報や顧客情報を扱う場合は、特にセキュリティ面を重視して選びましょう。

社内ルールの策定

ビジネスチャットツールを効果的に活用するためには、社内ルールの策定が重要です。

• 業務時間外のメッセージに関するルール
• 緊急連絡の方法
• チャンネルの作成・管理ルール
• ファイル共有時の命名規則
• プライベートな話題とビジネスの線引き

教育・研修の重要性

どんなに優れたツールでも、使い方を理解していなければ効果は半減します。導入時には以下のような教育・研修を行いましょう。

• 基本的な使い方の説明会
• 役割別の機能活用研修
• セキュリティ意識の啓発
• 効果的な活用事例の共有

特に年配の社員や、ITツールに不慣れな社員へのサポートを手厚くすることで、全社的な活用が進みます。

まとめ：ビジネスチャットツールで業務効率化を

ビジネスチャットツールは、現代のビジネスシーンに欠かせないコミュニケーションツールとなっています。メールや対面でのコミュニケーションを補完し、情報共有やチームワークを強化する役割を果たします。

導入に際しては、自社のニーズに合ったツールを選び、適切なルール作りと教育を行うことで、その効果を最大限に引き出すことができます。コスト面でも、長期的に見れば業務効率化による大きなメリットが期待できるでしょう。

ビジネスチャットツールを上手に活用して、より効率的で風通しの良い職場環境を作りましょう。

ポイント

ツール導入はゴールではなく、コミュニケーション改善のスタートラインです。定期的に活用状況を見直し、より良い使い方を模索し続けることが大切です。

ABOUT ME

松本瑛二

CMO

aboutha株式会社 CMO マーケティング統括を行いながら、自身の会社を2024年に立ち上げ。 "価値を正しく伝える"がモットー。 このサイトではビジネスを円滑に、なおかつ効率的に進めていく上で必要なビジネスツールやノウハウをご紹介していきます。