アサイン管理をスプレッドシートで行う際のポイントと有料ツールとの違い

アサイン管理をスプレッドシートで行うことは、多くの企業で一般的な方法です。
しかし、効果的に運用するためには適切なポイントを押さえる必要があります。本記事では、スプレッドシートを使ったアサイン管理の成功のコツから、有料ツールとの違いまで、初心者の方にもわかりやすく解説いたします。

アサイン管理とは何か

アサイン管理とは、プロジェクトに必要な人材を適切に配置し、管理することです。「誰が」「いつ」「どのプロジェクトに」参加するかを決めて、全体を把握することが主な目的です。

例えば、あなたがクラスの文化祭の準備をするとき、「Aさんは装飾担当、Bさんは音響担当」というように役割を決めますよね。これと同じように、会社でも各プロジェクトに最適な人を配置することで、仕事を効率よく進めることができます。

スプレッドシートでアサイン管理を行うメリット

多くの企業がスプレッドシートを使ってアサイン管理を行っているのには、しっかりとした理由があります。

コストがかからない

スプレッドシートの最大のメリットは、無料で利用できることです。GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelなど、多くの会社ですでに利用されているツールを活用できるため、新たな投資が不要です。

操作が簡単

表計算ソフトは多くの人が使い慣れているため、特別な研修や学習時間を必要としません。直感的に操作でき、すぐに管理を始められます。

自由度が高い

スプレッドシートは自由にカスタマイズできるため、会社独自の管理方法に合わせて表を作成できます。必要な項目を追加したり、色分けしたりと、柔軟な運用が可能です。

スプレッドシートでアサイン管理を行う際の課題

メリットがある一方で、スプレッドシートには限界もあります。これらの課題を理解しておくことで、より効果的な管理が可能になります。

管理が属人化しやすい

スプレッドシートは作成者によって構成が大きく異なるため、特定の人しか管理できない状況が生まれがちです。その人が不在になると、他の人が内容を理解するのに時間がかかってしまいます。

リアルタイムでの情報共有が困難

複数人で同じファイルを編集する場合、最新の情報がどれかわからなくなったり、変更内容が反映されなかったりする問題が発生します。

大規模な管理には不向き

プロジェクト数やメンバー数が増えると、スプレッドシートでは管理が複雑になり、動作も重くなってしまいます。

• ファイルサイズが大きくなり動作が遅くなる
• データの整合性を保つのが困難
• 履歴管理や変更追跡が難しい
• セキュリティ面での制限

スプレッドシートでアサイン管理を成功させるポイント

課題があるとはいえ、適切なポイントを押さえることで、スプレッドシートでも効果的なアサイン管理が可能です。

統一されたフォーマットを作る

誰が見てもわかりやすい統一フォーマットを作成することが重要です。項目名や色分けルール、入力方法などを明確に定めておきましょう。

更新ルールを決める

情報の正確性を保つため、更新の責任者と頻度を決めておきます。例えば「毎週月曜日にプロジェクトマネージャーが更新する」など、明確なルールを設定します。

バックアップを定期的に取る

大切なデータを守るため、定期的にバックアップを取ることが必要です。クラウドサービスを活用すれば、自動的にバックアップを作成できます。

視覚的にわかりやすくする

条件付き書式や色分けを活用して、重要な情報が一目でわかるようにしましょう。例えば、稼働率が高い人は赤色、空きがある人は緑色で表示するなどです。

有料ツールとスプレッドシートの比較

スプレッドシートと専用のアサイン管理ツールには、それぞれ異なる特徴があります。

有料ツールの主なメリット

• リアルタイムでの情報共有が可能
• 自動化機能により手作業を削減
• 大量のデータでも快適に動作
• 権限管理やセキュリティ機能が充実
• レポート作成機能が豊富

スプレッドシートが適している場面

• 小規模なチーム（20人以下）
• プロジェクト数が少ない
• 予算が限られている
• 簡単な管理で十分

有料ツールへの移行を検討すべき時期

スプレッドシートでの管理に限界を感じたら、有料ツールへの移行を検討する時期かもしれません。

これらの状況に該当する場合、専用ツールの導入による業務効率化を検討することをお勧めします。初期投資は必要ですが、長期的には作業時間の短縮により、コスト削減効果が期待できます。

「リソース（要員）が20人を超えるタイミングでエクセルやスプレッドシートでの運用は限界を感じ始めます。このタイミングでは企業や組織が成長フェーズにはいり、プロジェクトの規模や種類も多様化。」

出典：アサイン管理ツールおすすめ6選！

スプレッドシートでアサイン管理を効率化するテクニック

テンプレートの活用

毎回一から表を作成するのではなく、再利用可能なテンプレートを作成しておきましょう。これにより、作業時間を大幅に短縮できます。

関数の活用

SUMIF関数やVLOOKUP関数などを活用することで、データの自動集計や検索が可能になります。手作業での計算ミスも減らせます。

条件付き書式の設定

稼働率や期限などの条件に応じて、セルの色を自動的に変更する設定をしておきます。これにより、注意が必要な箇所を一目で把握できます。

1. 稼働率100%を超える場合は赤色で警告
2. 稼働率が低い場合は緑色で表示
3. 期限が近い場合は黄色で注意喚起

まとめ

スプレッドシートを使ったアサイン管理は、適切なポイントを押さえることで効果的に運用できます。統一フォーマットの作成、更新ルールの明確化、視覚的な工夫などが成功の鍵となります。

一方で、組織の成長に伴い管理対象が増えた場合は、有料ツールへの移行も検討することが重要です。現在の状況と将来の展望を考慮して、最適な管理方法を選択しましょう。

どの方法を選択するにせよ、チーム全体でルールを共有し、継続的に改善していくことが、効果的なアサイン管理の実現につながります。最後に、アサイン管理に役立つおすすめツールについては、関連記事で詳しく紹介していますので、ぜひご参考ください。

アサイン管理ツールおすすめ5選のポイント解説

松本瑛二

CMO

aboutha株式会社 CMO マーケティング統括を行いながら、自身の会社を2024年に立ち上げ。 "価値を正しく伝える"がモットー。 このサイトではビジネスを円滑に、なおかつ効率的に進めていく上で必要なビジネスツールやノウハウをご紹介していきます。